Não é a primeira vez que o assunto Planejamento para Projetos Digitais é abordado aqui no blog da 360DBI, contudo, é sempre importante lembrar o quanto essa prática é decisiva para garantir o sucesso de nossas métricas e a satisfação de nossos clientes.

Neste conteúdo, falarei como o uso de inteligência estratégica na fase inicial pode ser o maior diferencial entre um projeto de sucesso (e de resultados) e um problemático. Confira também algumas dicas de ferramentas para otimizar os ciclos de produção e uma sugestão para lidar com o feedback dos usuários pós-lançamento.

Meça duas vezes, corte uma

Esse axioma representa perfeitamente o motivo real de se investir em planejamento. Como um marceneiro ou alfaiate cuidadoso com seus recursos, o investimento inicial em planejar ações evita desperdício, atraso e retrabalho.

Sob a perspectiva do desenvolvimento de Projetos Digitais, o ato de medir se transpõe nas primeiras reuniões, em que devem ser realizadas as definições de escopo com cliente e equipe. Assim, é posto em prática o conceito de possuir o máximo de informações e dados relevantes à criação antes de qualquer movimentação prática.

Ainda que não seja incomum que essa etapa seja pulada ou apressada por diversos motivos – como cronograma apertado ou simplesmente vontade de colocar logo a mão na massa -, é preciso sempre manter presente a ideia de que uma hora extra de planejamento tem o potencial de evitar diversas horas a mais de retrabalho no decorrer dos ciclos do projeto.

Escopo claro, bem definido e bem documentado

Escopo, em essência, é a parte do planejamento de um projeto que visa determinar e documentar uma lista de objetivos, metas, recursos, tarefas, ferramentas, cronograma e melhoria continuada. Ponto chave no fluxo de trabalho de qualquer projeto digital, uma boa definição de escopo não somente permite uma compreensão consistente do serviço ou produto por toda a equipe, como também é essencial no processo de validação dos prazos e requisitos de desenvolvimento.

Para definir o escopo da maneira mais eficiente possível, é preciso identificar e desenvolver os seguintes pontos:

1. Objetivos

Que solução o serviço ou produto digital deseja alcançar? Quais personas se encaixam na previsão de usuário primário?

2. Metas

Quais as expectativas em relação ao projeto e qual a melhor maneira de alcançá-las? Quão essenciais são essas expectativas para que seja cumprido o objetivo do produto ou serviço?

3. Recursos

Seu projeto dispõe dos recursos necessários (equipe, equipamento, infraestrutura) para atender aos objetivos e metas?

4. Tarefas

Como podemos dividir esse projeto em tarefas menores e garantir a eficiência máxima da equipe?

5. Ferramentas

A equipe conta com as ferramentas adequadas para realizar suas tarefas com o máximo de eficiência possível?

6. Cronograma

Levando em conta os pontos anteriores, é possível montar um cronograma – do planejamento até a entrega – que se adeque às necessidades do projeto? Caso não seja possível, será preciso mais recursos ou metas mais objetivas?

7. Melhoria continuada

Qual a estratégia de acompanhamento do projeto após a entrega? Haverá algum tipo de verificação dos feedbacks do usuário, refinamentos sucessivos ou investimento em marketing digital?

Com essas perguntas respondidas e documentadas de maneira clara, consegue-se uma base de conhecimento muito mais sólida, em que contratado e contratante passam a se comunicar na mesma frequência e o risco de inconsistências ao final das etapas tende a zero!

Ferramentas de planejamento e workflow

Com um escopo de trabalho sólido e bem definido, o próximo desafio é processar essas informações de modo a tornar cada detalhe acessível ao cliente e ao respectivo membro da equipe. Felizmente, já contamos com uma internet madura o bastante para oferecer diversas soluções (online e com planos free ou trial, em sua maioria) para cada etapa do projeto. Nessa seção figuram sugestões de ferramentas que podem ser utilizadas desde o sitemap inicial até as etapas de feedback de usuário e otimização.

Nosso workflow default de Projetos Digitais na 360DBI passa pelas etapas de planejamento, sitemap, arquitetura, layout, desenvolvimento, testes, publicação e melhoria continuada, mas as ferramentas indicadas podem ser adaptadas às mais diversas necessidades.

Em termos de planejamento e gestão, as ferramentas que podem ser utilizadas são Runrun.it ou Asana, para a organização do trabalho da equipe; Slack, para manter a comunicação direta e simplificada; e Trello, para manter os requisitos definidos no escopo sempre à disposição de todos.

No que se refere ao desenvolvimento de sitemaps, uma ferramenta que se destaca nessa etapa é o Mind Meister, uma solução online para a criação de mapas mentais que se adequa perfeitamente ao desenvolvimento de fluxos de navegação.

Já no que diz respeito à arquitetura, a ferramenta de prototipagem Axure é ideal para a criação de wireframes navegáveis, essenciais para que as demandas definidas no escopo sejam atendidas antes da etapa de layout ser iniciada.

Uma vez aprovado o wireframe, o layout pode ser trabalhado em diversas ferramentas. Um dos grandes exemplos é o Adobe Photoshop, mas concorrentes recentes, como o Sketch, ameaçam romper essa hegemonia. Vale sempre a decisão final da equipe de trabalhar com o que for mais prático.

Com a liberação da equipe de desenvolvimento, as ferramentas vão costumeiramente variar de acordo com as necessidades do projeto. Ambientes, plataformas e frameworks diferentes podem ser utilizados, mas é indispensável a utilização correta de uma boa ferramenta de versionamento, como o GitHub e o BitBucket, garantindo que cada ciclo de produção seja armazenado em um repositório e possa ser facilmente recuperado em caso de perda ou dano dos arquivos, além de facilitar o trabalho de múltiplos desenvolvedores em um mesmo projeto.

Finalizado o desenvolvimento e com o projeto aprovado e funcionando em ambiente final, o acompanhamento do feedback de usuários pode ser feito através de serviços como o HotJar, Lucky Orange e/ou Crazy Egg. Outras métricas valiosas podem ser extraídas com o uso experiente do otimizador de páginas Optimizely.

Melhoria continuada e alternativas

Sabe-se que por melhor planejado e implementado que seja um projeto digital, ele não estará 100% pronto até que os usuários o utilizem. Não existe equipe ou ferramenta capaz de assegurar que, após estudos dedicados e horas de trabalho investidas, o usuário final apresente um comportamento inesperado que impeça o alcance dos objetivos (como uma conversão ou compra, por exemplo).

Não obstante, existem metodologias de desenvolvimento que buscam compreender comportamentos do usuário com o projeto ainda antes de tê-lo completamente pronto. Um grande expoente disso é o Growth Driven Design (ou Desenvolvimento Orientado a Crescimento) que, entre outros tópicos principais, promove a utilização de ferramentas de melhoria continuada não somente ao final do projeto como também durante o seu desenvolvimento. Desse modo, a cada nova interação do usuário, são formuladas hipóteses e novas práticas para melhorar cada vez mais a capacidade de o projeto atender e superar suas metas.

Conclusão

Percebe-se como investir em planejamento é necessário para garantir um fluxo de trabalho íntegro, assim como um escopo bem definido é essencial para evitar sustos e pegadinhas no decorrer do projeto. Ferramentas e metodologias estão disponíveis para serem utilizadas de acordo com a natureza de cada trabalho. Uma equipe bem integrada com seus recursos é determinante para que o cronograma seja respeitado e até mesmo superado.

Ainda que estratégias de marketing digital possam ser implementadas nos casos mais adversos, um projeto bem planejado e executado é o diferencial que confere flexibilidade e agilidade na hora de otimizar o produto ou serviço para que este performe sempre da melhor maneira para o usuário.